Infografia

trasferencia documental

Trasferencia Documental

Acuerdo 42 de 2002 artículo 4

Acuerdo 42 de 2002 artículo 4 

Clasificación documental

*Es el prime*Es el primer paso del proceso de organización.

                     *Es una labor física la cual consiste en separar la                       documentación  de acuerdo a unos criterios predeterminados.

La ordenación documental

*Acceso a la información

   *Rapida localización del documento.

   *Alfabético, numéricos, mixtos

LA FOLIACION

1. ¨Los documentos que integran las unidades documentales estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
   ¨La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y depurada. Se deben foliar todos los documentos
   ¨La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.
   ¨Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números
   ¨Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

La rotulación

        Para diligenciar el rotulo de caja formato GDH-F04, se identifican teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental, ejecutado el procedimiento de carpetas, luego las seis (6) carpetas se recolectan en cajas referencia X-200 y el rotulo se coloca y se pega en la tapa frontal de la misma, asignando el numero caja, fecha de transferencia día/mes/año, código de la dependencia u oficina, nombre de la dependencia productora del documento, relación de carpetas en esta caja, numero de orden, identificación de cada carpeta comenzando secuencialmente del el 01 al 06.

TALLER DE LEGISLACION

A ¿Por qué Colombia es un Estado Social de Derecho?

Colombia es un estado de derecho implica que, al estar legítimamente bajo las leyes de una constitución política, permite que los ciudadanos tengamos derecho a cumplir y exigir el cumplimiento de dichas leyes. Con la constitución del 1991, Colombia pasa de ser un Estado de derecho, a ser un Estado social de derecho, que busca el respeto a la dignidad humana.

El Estado debe centrarse en la protección de los derechos fundamentales, para asegurarse la protección de la dignidad humana, y asegurar una mejor calidad de vida para los colombianos.

B ¿Cuál es el papel de los archivos en un Estado de Derecho como el nuestro?

Proporcionar una herramienta que contenga los lineamientos y características que permita, tanto a instituciones como a personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, un mejor desempeño de sus tareas. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.

C ¿Cuál es la responsabilidad del Estado frente al manejo de los documentos de Archivo?

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

1      ¿Cuál es el papel del Archivista en la Sociedad de la Información y el conocimiento?

todo lo relacionado al correcto manejo de la información y de los documentos producidos y recibidos por la empresa a través de tecnologías y técnicas aplicadas para gestionar sus documentos, así como su control, revisión, almacenamiento, digitalización. Todo lo anterior con la finalidad de poder construir un nivel de estructura orgánica, organizada y eficiente y un sistema que permita el manejo integral de toda la información.

2      ¿Cuál es papel de la legislación en la Sociedad de la Información y el conocimiento?

Las comunicaciones han adquirido en nuestra época una magnitud tal, que, para ser comprendido desde el punto de vista jurídico, ya no puede valerse la didáctica del derecho, como en épocas pasados, sólo del derecho individual de publicar las ideas por la prensa sin censura alguna.las tecnologías que facilitan la creación, distribución y manipulación de la información juegan un papel importante en las actividades sociales, culturales y económicas

¿Quién debe formar parte de la sociedad de la información y el conocimiento?

Son todos los ciudadanos, empresas y administraciones públicas. Una sociedad de la información para todos, principios fundamentales. Promover y respetar la diversidad cultural; reconocer el papel de los medios de comunicación; abordar las dimensiones éticas de la Sociedad de la Información; y alentar la cooperación internacional y regional. Acordamos que éstos son los principios fundamentales de la construcción de una Sociedad de la Información.

series y sub series documentales

Identificación de series y sub series documentales

	Sub sección:
	No.	SERIE	SUBSERIE	TIPO DOCUMENTAL
		Acta	Acta de comité	Acta, citación, registro
			Acta de reunión	Acta, citación, registro
			Acta de descarga	Acta, citación, registro
		Circulares	Circular Informativa	Circular
			Circular Normativa	Circular
		Comunicaciones	Comunicaciones recibidas y despachadas A.R.P	Comunicado
			Comunicaciones recibidas y despachadas caja de compensación familiar	Comunicado
			Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S	Comunicado
		Expediente laborales		Afiliaciones a Caja de compensación familiar
				Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos de Pensiones y Cesantías
				Certificados de capacitación
				Certificados educativos, ordenes de matrícula y formularios para apoyos educativos
				Constancias laborales
				Contratos laborales
				Edictos
				Embargos
				Estados de préstamo
				Evaluaciones de Desempeño
				Exámenes de ingreso
				Exámenes de retiro
				Historias laborales
				Hojas de vida
				Licencias
				Liquidaciones de vacaciones
				Llamados de atención
				Pruebas Psicotécnicas
				Requerimientos de Fiscalía
				Resoluciones de vacaciones
		Informes	Estadísticas de capacitaciones	Informes
			Estadísticas de incapacidades	Informes
			Informes de Actividades	Informes
			Informes de visitas domiciliarias	Informes
		Planes	Planes Semestrales	Controles de asistencia a eventos de capacitación, programados por la A.R.P
				Diagnósticos de necesidades de capacitación
				Controles de inducción
				Controles de entrega de dotación
				Planes semestrales de capacitación
			Plan de programa salud ocupacional	Controles de inducción
				Liquidaciones definitivas de prestaciones sociales
				Panoramas de riesgos profesionales
				Programas de salud ocupacional