Acuerdo 42 de 2002 artículo 4
Clasificación documental
*Es
el prime*Es el primer paso del
proceso de organización.
*Es una labor física la
cual consiste en separar la documentación
de acuerdo a unos criterios predeterminados.
La ordenación documental
*Acceso
a la información
*Rapida localización del documento.
*Alfabético,
numéricos, mixtos
LA FOLIACION
- ¨Los documentos que integran las unidades documentales estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.¨La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y depurada. Se deben foliar todos los documentos¨La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.¨Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números¨Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
La rotulación
Para
diligenciar el rotulo de caja formato GDH-F04, se identifican teniendo en
cuenta la Tabla de Retención Documental, ejecutado el procedimiento de
carpetas, luego las seis (6) carpetas se recolectan en cajas referencia X-200 y
el rotulo se coloca y se pega en la tapa frontal de la misma, asignando el
numero caja, fecha de transferencia día/mes/año, código de la dependencia u
oficina, nombre de la dependencia productora del documento, relación de
carpetas en esta caja, numero de orden, identificación de cada carpeta
comenzando secuencialmente del el 01 al 06.
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