Unidad de correspondencia
Es una
estación de trabajo que recibe, clasifica, registra y distribuye de forma
centralizada comunicaciones y documentos internos y externos para todos los miembros
de una organización entre las diferentes divisiones.
Su objetivo es
el de garantizar que sean entregados a su destinatario de manera eficaz, rápida
y en las mejores condiciones.
Se trata de un
proceso que se integra a la dinámica organización y permite la consecución de
los objetivos de la empresa.
La unidad de
correspondencia tiene funciones específicas destinadas a documentar, organizar
y distribuir de manera eficiente las correspondencias que contienen
información.
- Controlar el ingreso y salida de documentos.
- Distribuir las comunicaciones a las áreas correspondientes.
- Tramitar la correspondencia y comunicaciones que se generen interna y externamente.
- Digitalizar documentos.
- Ordenar, clasificar y describir los documentos
del fondo documental de la empresa.
- Conservar y controlar la producción documental.
- Asignar números consecutivos a la correspondencia
que se produce o se recibe (radiación).
- Seleccionar los documentos y comunicaciones que deben ser
conservados y trasladarlos al archivo central.
SIAU (Sistema de Información y atención Usuarios)
El Servicio de Información y
Atención al Usuario (SIAU) es una herramienta diseñada por el Ministerio de
Protección Social para mejorar la prestación de servicios tomando como fuente
la información del usuario mediante quejas, reclamos y sugerencias haciendo uso
de sus derechos y deberes.
Es el procedimiento formulado
por los clientes o usuarios por la no conformidad de un servicio o
incumplimiento de la misión por parte de la entidad o sus funcionarios,
atendiendo las solicitudes personales, telefónicas y escritas.
1. Brindar la información
necesaria para el correcto uso de los servicios.
2. Informar a los usuarios
acerca de sus derechos y responsabilidades mediante acciones socio-educativas.
3. Constituirse en un espacio para la escucha de los
usuarios/pacientes y para sus familiares.
4. Orientar a los pacientes y/o familiares en relación con
procedimientos y trámites necesarios durante su estancia hospitalaria.
Acompañarlos, en caso de ser necesario, para evitar pérdidas de tiempo.
PQR
(Peticiones, Quejas y Reclamos)
Es aquel derecho que tiene toda persona para
solicitar o reclamar ante las autoridades competentes por razones de interés
general o interés particular para elevar solicitudes respetuosas de información
y/o consulta y para obtener pronta
solución de las mismas.
La petición o derechos de
petición: es aquel derecho que tiene toda persona
para solicitar o reclamar ante las autoridades competentes por razones de
interés general o interés particular para elevar solicitudes respetuosas de
información y/o consulta y para obtener pronta resolución de las mismas.
Queja: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio
electrónica de insatisfacción con la conducta o la acción de los servidores
públicos o de los particulares que llevan a cabo una función estatal y que
requiere una respuesta. (Las quejas deben ser resueltas, atendidas o
contestadas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su
presentación.
Reclamo: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónico,
de insatisfacción referida a la prestación de un servicio o la deficiente
atención de una autoridad pública, es decir, es una declaración formal por el
incumplimiento de un derecho que ha sido perjudicado o amenazado, ocasionado
por la deficiente prestación o suspensión injustificada del servicio. (Los
reclamos deben ser resueltos, atendidos o contestados dentro de los quince (15)
días siguientes a la fecha de su presentación).
Recuerde,
una PQRS es un mecanismo para identificar oportunidades de mejora en los
procesos y servicios de una empresa, de forma que satisfaga a los clientes y
las partes interesadas, son la mejor oportunidad que nos dan los clientes para
saber con certeza en qué estamos obrando mal como empresa y cómo podemos
solucionarlo.
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